Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: Juli 2026
cinify GmbH
Knappschaftsstraße 2
45886 Gelsenkirchen
Deutschland
hi@cinify.io · cinify.io
1. Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") regeln die Nutzung der cloudbasierten Softwarelösung cinify („Anwendung") der cinify GmbH („cinify").
1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts und des öffentlich-rechtlichen Sondervermögens. Vertragsschlüsse mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB sind ausgeschlossen.
1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn cinify ihrer Geltung nicht ausdrücklich widerspricht. Dies gilt auch dann, wenn cinify in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt. Individuelle Abreden im Sinne des § 305b BGB bleiben unberührt.
1.4 Diese Fassung gilt für Verträge, die ab dem 1. Juli 2026 geschlossen werden. Für zuvor geschlossene Verträge gilt die bei Vertragsschluss vereinbarte Fassung bis zum Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit oder bis zu einer Umstellung nach Ziffer 19.5.
2. Vertragsschluss
2.1 Der Vertrag kommt durch Abschluss des elektronischen Registrierungs- bzw. Bestellprozesses und anschließende Bestätigung durch cinify (per E-Mail oder innerhalb der Anwendung) zustande. Die Bestätigungsnachricht stellt die Annahme des Vertragsangebots des Kunden dar.
2.2 Der Kunde ist verpflichtet, im Registrierungsprozess wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Dies gilt insbesondere für die Angaben zu den angebundenen Systemen und zu den Abrechnungseinheiten nach Ziffer 4.
2.3 cinify ist berechtigt, Registrierungsanfragen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, sofern die Ablehnung nicht gegen gesetzliche Diskriminierungsverbote, insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), verstößt.
2.4 Der Vertragstext wird von cinify nach Vertragsschluss gespeichert. Der Kunde kann die AGB jederzeit auf der Website von cinify abrufen. Die Vertragssprache ist Deutsch.
3. Leistungsgegenstand
3.1 cinify stellt die Anwendung als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Der Vertrag ist als Mietvertrag über Software im Sinne der §§ 535 ff. BGB einzuordnen. cinify schuldet die Überlassung der Anwendung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand für die Dauer der Vertragslaufzeit.
3.2 Die Anwendung wird auf Servern in Deutschland betrieben.
3.3 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus den im Bestellprozess konfigurierten Leistungen, insbesondere aus der Anzahl der angebundenen Systeme, der Anzahl der Abrechnungseinheiten und den gebuchten Modulen. Darüber hinausgehende Funktionen sind nicht geschuldet.
3.4 Die fachbereichsspezifischen Standard-Dashboards sind im Leistungsumfang enthalten. Individuelle Dashboards, individuelle Auswertungen und individuelle Workflows sind nicht Bestandteil des Standardleistungsumfangs; sie können als Modul oder nach Ziffer 12 gesondert beauftragt werden.
3.5 cinify schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg des Kunden beim Einsatz der Anwendung. Die funktionale Eignung der Anwendung für den vertraglich vereinbarten Verwendungszweck bleibt hiervon unberührt.
3.6 Die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen der IT-Infrastruktur des Kunden und den Systemen von cinify ist nicht Leistungsbestandteil und obliegt dem Kunden.
4. Lizenzmodell und Abrechnungseinheiten
4.1 Der Kunde lizenziert die Anwendung nach der Anzahl der angebundenen Systeme. Unterschieden wird zwischen Primärsystemen und Sekundärsystemen. Primärsysteme sind die führenden Systeme der Leistungserbringung und Dokumentation, insbesondere Praxisverwaltungssysteme, Radiologieinformationssysteme, Laborinformationssysteme und vergleichbare Arztinformationssysteme. Sekundärsysteme sind alle übrigen angebundenen Systeme.
4.2 Die Vergütung richtet sich zusätzlich nach der Anzahl der Abrechnungseinheiten, die in Staffeln bepreist werden. Abrechnungseinheit ist:
- grundsätzlich der Behandler, also jede eindeutige natürliche Person, die Leistungen erbringt oder abrechnet, unabhängig vom Beschäftigungsumfang und unabhängig von Voll- oder Teilzeit;
- im zahnmedizinischen Bereich zusätzlich zu den Behandlern das prophylaktisch tätige Personal;
- in der Radiologie an Stelle der Behandler das Großgerät, insbesondere MRT und CT.
Maßgeblich sind eindeutige Köpfe bzw. Geräte. Eine Mehrfachzählung derselben Person oder desselben Geräts findet nicht statt, auch nicht bei Tätigkeit an mehreren Standorten.
4.3 Die bei Vertragsschluss zugrunde gelegte Anzahl der Systeme und der Abrechnungseinheiten ergibt sich aus dem Bestellprozess und beruht auf den Angaben des Kunden. cinify ist berechtigt, diese Angaben nach der Anbindung anhand der in den angebundenen Systemen vorhandenen Daten gegenzuprüfen. Die Gegenprüfung beschränkt sich auf die Ermittlung der Anzahl der Abrechnungseinheiten; eine inhaltliche Auswertung findet zu diesem Zweck nicht statt. Weicht das Ergebnis von den Angaben des Kunden ab, teilt cinify dies dem Kunden in Textform mit; maßgeblich für die Vergütung ist die geprüfte Anzahl.
4.4 Der Kunde teilt cinify wesentliche Änderungen unverzüglich mit, insbesondere neue Standorte sowie hinzukommende Behandler, hinzukommendes prophylaktisch tätiges Personal und hinzukommende Großgeräte. Die Mitteilung erfolgt über die dafür vorgesehene Funktion in der Anwendung oder per E-Mail an cinify.
4.5 cinify ist berechtigt, die Anzahl der Abrechnungseinheiten während der Vertragslaufzeit jederzeit zu überprüfen, und führt eine solche Überprüfung mindestens einmal je Vertragsjahr durch. Für die Überprüfung gilt Ziffer 4.3 Satz 3 entsprechend.
4.6 Stellt cinify eine Abweichung fest, wird die Vergütung ab dem auf die Feststellung folgenden Kalendermonat angepasst. Beruht die Anpassung auf einer Mitteilung des Kunden nach Ziffer 4.4, erfolgt sie ab dem auf die Mitteilung folgenden Kalendermonat. Die Anpassung ist weder auf einen bestimmten Zeitpunkt noch auf eine bestimmte Häufigkeit je Vertragsjahr begrenzt. Eine rückwirkende Nachberechnung findet nicht statt. cinify informiert den Kunden vor jeder Anpassung in Textform.
4.7 Eine Erhöhung der Anzahl der Abrechnungseinheiten oder der angebundenen Systeme wirkt nach Maßgabe von Ziffer 4.6 unabhängig von der Vertragslaufzeit. Eine Reduzierung wirkt frühestens zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit (Ziffer 11.6); Ziffer 4.8 bleibt unberührt.
4.8 Abweichend von Ziffer 4.7 Satz 2 wirkt eine Reduzierung bereits ab dem auf den Zugang der Mitteilung folgenden Kalendermonat, wenn ein besonderer Grund vorliegt. Ein besonderer Grund ist der dauerhafte Wegfall einer Abrechnungseinheit oder eines angebundenen Systems, insbesondere durch Schließung oder Veräußerung eines Standorts, durch dauerhafte Außerbetriebnahme eines Großgeräts oder durch dauerhafte Beendigung des Betriebs eines angebundenen Systems. Kein besonderer Grund sind vorübergehende Ausfälle, unbesetzte Stellen und die übliche Fluktuation, insbesondere Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder ein Wechsel in der Person des Behandlers. Der Kunde teilt den besonderen Grund in Textform mit und weist ihn auf Verlangen von cinify nach. Die Reduzierung ist auf den Umfang des tatsächlichen Wegfalls beschränkt. Die vereinbarte Vertragslaufzeit bleibt im Übrigen unberührt.
4.9 Weitere Systeme können jederzeit hinzugebucht werden. Die Vergütung wird anteilig ab dem Zeitpunkt der Anbindung berechnet. Die Laufzeit hinzugebuchter Systeme endet gemeinsam mit dem Hauptvertrag. Für jedes hinzukommende Primärsystem gilt Ziffer 7.
5. Module
5.1 Der Kunde kann zusätzliche Funktionsmodule („Module") buchen. Verfügbare Module und deren Preise sind im Bestellprozess vollständig aufgeführt.
5.2 Module werden für die gesamte Laufzeit des Hauptvertrages gebucht und gesondert vergütet.
5.3 Module können jederzeit hinzugebucht werden; die Vergütung wird anteilig ab Aktivierung berechnet. Die Abbestellung eines Moduls wirkt frühestens zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.
5.4 Module haben keine eigene, über den Hauptvertrag hinausgehende Mindestlaufzeit. Die Kündigung des Hauptvertrages beendet automatisch auch alle zugehörigen Module zum selben Zeitpunkt.
6. cinifyAI und Credits
6.1 cinifyAI ist in jedem Vertrag enthalten. Die Nutzung von cinifyAI erfolgt über Credits.
6.2 Der Kunde erhält monatlich ein Freikontingent an Credits. Der Umfang des Freikontingents ergibt sich aus dem Bestellprozess.
6.3 Ein Credit entspricht einem Euro netto. Der Verbrauch je Abfrage richtet sich nach der verarbeiteten Datenmenge und dem Rechenaufwand und liegt erfahrungsgemäß bei ein bis drei Credits je Abfrage. Ein bestimmter Verbrauch je Abfrage wird nicht zugesichert.
6.4 Der Kunde kann sein Guthaben aufstocken, wahlweise durch ein monatliches Credit-Paket oder durch den einmaligen Erwerb einer Credit-Menge. Monatliche Credit-Pakete sind an die Laufzeit des Hauptvertrages gebunden. Ein Wechsel in ein größeres Paket ist jederzeit möglich; ein Wechsel in ein kleineres Paket sowie die Abbestellung wirken frühestens zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.
6.5 Ungenutzte Credits werden maximal einen Monat in die Folgeperiode übertragen und verfallen danach. Dies gilt unabhängig von der vereinbarten Vertragslaufzeit.
6.6 Credits sind kein Zahlungsmittel. Ein Anspruch auf Auszahlung, Umtausch, Erstattung oder Übertragung auf Dritte besteht nicht. Mit Beendigung des Vertrages verfällt ein verbleibendes Credit-Guthaben ohne Ausgleich.
6.7 Die Nutzung von cinifyAI setzt den Abschluss der gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für cinifyAI sowie die Freischaltung durch cinify nach gemeinsamer Prüfung der einbezogenen Daten voraus.
6.8 Die Ergebnisse von cinifyAI werden automatisiert erzeugt und können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde prüft die Ergebnisse vor ihrer Verwendung eigenverantwortlich. cinifyAI ist nicht für medizinische Diagnostik oder für Therapieentscheidungen bestimmt und wird hierfür nicht bereitgestellt.
7. Installation und Inbetriebnahme
7.1 Für jedes angebundene Primärsystem fällt eine einmalige Installationspauschale an. Der Umfang der Installationsleistung ergibt sich aus der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung Installation, die Bestandteil des Vertrages ist.
7.2 Die Installationspauschale umfasst die technische Anbindung des Primärsystems, die Validierung der übernommenen Daten sowie die Einweisung des Kunden anhand des für seinen Fachbereich vorgesehenen Standard-Dashboards.
7.3 Geschuldet ist die Bereitstellung des Standard-Dashboards des jeweiligen Fachbereichs. Individuelle Dashboards, individuelle Auswertungen sowie Schulungen, die über die Einweisung nach Ziffer 7.2 hinausgehen, sind nicht enthalten und werden nach Ziffer 12 gesondert beauftragt.
7.4 Die Anbindung eines Primärsystems ist eine Werkleistung. Die Übergabe des Standard-Dashboards an den Kunden gilt als Abnahme. Die Einweisung nach Ziffer 7.2 sowie der Support nach Ziffer 8 sind Dienstleistungen.
7.5 Die Installationspauschale wird mit Übergabe des Standard-Dashboards fällig.
7.6 Mitwirkungspflichten des Kunden
Die Installation setzt die Mitwirkung des Kunden voraus. Der Kunde erbringt, soweit ihm dies möglich und zumutbar ist, insbesondere folgende Mitwirkungsleistungen:
- Bereitstellung der erforderlichen technischen Zugänge zum anzubindenden System sowie der notwendigen Freigaben in Netzwerk und Firewall;
- Benennung eines fachlichen und eines technischen Ansprechpartners mit Entscheidungsbefugnis sowie deren Erreichbarkeit während der Installation;
- Einholung der erforderlichen Freigabe des Herstellers des anzubindenden Systems, soweit dieser eine Freigabe verlangt, sowie Beteiligung des IT-Dienstleisters des Kunden, soweit erforderlich;
- Bereitstellung der für die Zuordnung erforderlichen Stammdaten, insbesondere der Zuordnung von Behandlerkürzeln, Standorten, Geräten und Leistungsarten;
- Mitwirkung bei der Validierung, insbesondere Plausibilisierung der aufbereiteten Zahlen gegen die eigenen Auswertungen und Rückmeldung zu erkannten Abweichungen innerhalb einer angemessenen Frist;
- Bereitstellung eines Termins für die Einweisung nach Ziffer 7.2 sowie Teilnahme der hierfür vorgesehenen Personen.
Die Mitwirkungsleistungen des Kunden sind Nebenpflichten und werden nicht gesondert vergütet.
7.7 Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach, verschieben sich vereinbarte Termine entsprechend. Mehraufwand, der cinify hierdurch nachweislich entsteht, kann nach Ziffer 12 gesondert abgerechnet werden; cinify weist den Kunden hierauf vorher hin.
7.8 Kommt eine Anbindung aus Gründen, die cinify nicht zu vertreten hat, nicht zustande, insbesondere weil der Hersteller des anzubindenden Systems den Zugriff verweigert, wird die Installationspauschale für dieses System nicht fällig. Bereits erbrachte Aufwände werden in diesem Fall nicht berechnet. Weitergehende Ansprüche des Kunden bestehen nicht.
7.9 Für Sekundärsysteme fällt keine Installationspauschale an, sofern im Bestellprozess nichts Abweichendes vereinbart ist.
8. Support
8.1 cinify stellt dem Kunden einen Support zur Verfügung. Störungsmeldungen und Anfragen können per E-Mail an support@cinify.io sowie telefonisch über die auf cinify.io angegebene Hotline zu den dort angegebenen Zeiten übermittelt werden.
8.2 cinify sagt eine Reaktion innerhalb von 24 Stunden an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen bundeseinheitliche gesetzliche Feiertage) zu. Die Frist beginnt mit Zugang der Meldung in Textform. Telefonische Meldungen setzen die Frist nicht in Lauf.
8.3 Reaktion bedeutet eine qualifizierte Rückmeldung zur gemeldeten Störung. Eine Frist für die Behebung der Störung oder für die Wiederherstellung der Anwendung wird hierdurch nicht zugesagt.
8.4 Betriebsverhindernde Störungen, bei denen die Anwendung nicht nutzbar ist oder eine wesentliche Funktion ausfällt und keine zumutbare Umgehungslösung besteht, bearbeitet cinify unverzüglich und vorrangig. Sonstige Störungen und Anfragen werden im Rahmen des ordentlichen Geschäftsbetriebs bearbeitet.
8.5 Nicht vom Support umfasst sind Störungen, deren Ursache außerhalb des Verantwortungsbereichs von cinify liegt, insbesondere in Drittsystemen, im Netzwerk oder in den Endgeräten des Kunden sowie beim Hersteller eines angebundenen Systems.
8.6 Individuelle Auswertungen, die Erstellung neuer Dashboards sowie Schulungen sind nicht Bestandteil des Supports und werden nach Ziffer 12 gesondert vergütet.
8.7 Der Kunde beschreibt gemeldete Störungen nachvollziehbar und unterstützt cinify, soweit ihm dies möglich und zumutbar ist, bei der Reproduktion des Fehlers.
9. Verfügbarkeit und Service-Level
9.1 cinify gewährleistet eine monatliche Verfügbarkeit der Anwendung von 99,7 % im Zeitraum Montag bis Freitag von 8:00 bis 20:00 Uhr MEZ/MESZ (ausgenommen bundeseinheitliche gesetzliche Feiertage, „Servicezeit"). Außerhalb der Servicezeit ist cinify um eine möglichst hohe Verfügbarkeit bemüht, ohne dass dies geschuldet ist.
9.2 Definition Verfügbarkeit
Als Verfügbarkeit gilt der Anteil der Zeit innerhalb der Servicezeit, in der die Anwendung über das Internet erreichbar ist und ihre wesentlichen Funktionen ordnungsgemäß erfüllt. Die Verfügbarkeit wird anhand des von cinify eingesetzten Monitoring-Systems gemessen. Maßgeblich ist die monatliche Gesamtverfügbarkeit.
9.3 Wartungsfenster
Planmäßige Wartungsarbeiten werden in der Regel außerhalb der Servicezeit durchgeführt und dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt. Wartungszeiten außerhalb der Servicezeit werden nicht auf die Verfügbarkeit angerechnet. Notfallwartungen innerhalb der Servicezeit werden unverzüglich kommuniziert und auf die Verfügbarkeit angerechnet.
9.4 Ausnahmen
Nicht als Nichtverfügbarkeit gewertet werden Beeinträchtigungen, die zurückzuführen sind auf:
- Ereignisse höherer Gewalt (Ziffer 17),
- Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden oder seiner Dienstleister (insbesondere Internetverbindung, Endgeräte),
- Störungen oder Änderungen bei Herstellern angebundener Systeme, die cinify nicht zu vertreten hat,
- notwendige, unverzüglich eingeleitete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Systemintegrität,
- Handlungen oder Unterlassungen des Kunden, die gegen diese AGB verstoßen.
9.5 Rechtsfolgen bei SLA-Unterschreitung
Wird der Verfügbarkeitswert gemäß Ziffer 9.1 in einem Kalendermonat nicht erreicht, hat der Kunde Anspruch auf folgende Service Credits, die mit der nächsten Rechnung verrechnet werden:
| Monatliche Verfügbarkeit | Service Credit |
|---|---|
| 99,0 % – < 99,7 % | 5 % der monatlichen Vergütung |
| 95,0 % – < 99,0 % | 10 % der monatlichen Vergütung |
| < 95,0 % | 20 % der monatlichen Vergütung |
Service Credits nach dieser Ziffer sind Gutschriften auf die monatliche Vergütung. Sie sind nicht mit den Credits für cinifyAI nach Ziffer 6 identisch.
Service Credits setzen eine schriftliche Meldung des Kunden innerhalb von 14 Tagen nach Ende des betroffenen Kalendermonats voraus. Weitergehende Ansprüche des Kunden wegen Sach- oder Rechtsmängeln nach §§ 536 ff. BGB sind auf die vorstehenden Service Credits beschränkt, es sei denn, cinify hat die Unterschreitung vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt.
10. Nutzungsrechte
10.1 Der Kunde erhält für die Dauer der Vertragslaufzeit ein einfaches (nicht ausschließliches), nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Anwendung.
10.2 Die Nutzung ist auf die vom Kunden angelegten und autorisierten Nutzer beschränkt. Eine Begrenzung der Anzahl der Nutzerkonten besteht nicht; die Vergütung richtet sich nach Ziffer 4. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte außerhalb des eigenen Unternehmens des Kunden ist unzulässig.
10.3 Der Kunde ist für die Verwaltung seiner Nutzerkonten, insbesondere für die sichere Aufbewahrung von Zugangsdaten und die unverzügliche Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeiter, verantwortlich.
10.4 Dem Kunden ist es untersagt, die Anwendung zu dekompilieren, zu disassemblieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder anderweitig zu versuchen, den Quellcode zu ermitteln, soweit dies nicht durch zwingendes Recht (insbesondere § 69e UrhG) gestattet ist.
10.5 Nach Beendigung des Vertrages erlöschen sämtliche Nutzungsrechte. Der Kunde hat sicherzustellen, dass alle Nutzer die Nutzung der Anwendung mit Wirksamwerden der Vertragsbeendigung einstellen. Ziffer 15.6 (Datenrückgabe und -löschung) bleibt unberührt.
11. Laufzeit und Kündigung
11.1 Der Kunde wählt im Bestellprozess zwischen einer monatlichen Laufzeit und einer Mindestlaufzeit von 12 oder 24 Monaten. Abweichende Laufzeiten können in einem individuellen Rahmenvertrag nach Ziffer 18 vereinbart werden.
11.2 Monatliche Laufzeit
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende des jeweiligen Kalendermonats kündbar.
11.3 Laufzeit von 12 oder 24 Monaten
Die Mindestlaufzeit beginnt mit Vertragsbeginn. Die Kündigung ist mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit möglich. Bei unterlassener Kündigung verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils 12 Monate.
11.4 Laufzeitrabatte
Ein für eine Mindestlaufzeit von 12 oder 24 Monaten gewährter Laufzeitrabatt gilt für die ursprünglich vereinbarte Mindestlaufzeit. Für Verlängerungszeiträume nach Ziffer 11.3 gelten die jeweils regulären Preise, sofern nichts Abweichendes vereinbart wird. Der Kunde wird bei Vertragsschluss ausdrücklich und in hervorgehobener Form auf die automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate sowie auf den Wegfall des Laufzeitrabatts nach Ablauf der ursprünglichen Mindestlaufzeit hingewiesen.
11.5 Erweiterungen während der Laufzeit
Zusätzliche Systeme, zusätzliche Abrechnungseinheiten, Module und Credit-Pakete können jederzeit hinzugebucht werden. Sie begründen keine neue Mindestlaufzeit und enden gemeinsam mit dem Hauptvertrag.
11.6 Reduzierungen während der Laufzeit
Die Reduzierung des gebuchten Leistungsumfangs, insbesondere die Verringerung der Anzahl angebundener Systeme oder Abrechnungseinheiten sowie die Abbestellung von Modulen und Credit-Paketen, wirkt frühestens zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit und ist mit derselben Frist wie die Kündigung zu erklären.
11.7 Außerordentliche Kündigung
Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund gemäß § 314 BGB bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für cinify insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Nachfristsetzung mit mehr als zwei Monatsvergütungen in Verzug gerät oder gegen wesentliche Nutzungspflichten verstößt.
11.8 Kündigungsform
Die Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB), z. B. per E-Mail an die von cinify benannte Adresse oder über die in der Anwendung vorgesehene Kündigungsfunktion.
12. Data-as-a-Service und Individualleistungen
12.1 cinify bietet individuelle Dienstleistungen unter der Bezeichnung „Data-as-a-Service" an. Dazu gehören insbesondere:
- individuelle Dashboards und Reports,
- Datenabfragen und -analysen,
- Workflow-Implementierungen,
- Schulungen, die über die Einweisung nach Ziffer 7.2 hinausgehen,
- technische Projektkoordination,
- Abstimmung mit IT-Dienstleistern oder Softwareherstellern des Kunden.
12.2 Individualleistungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage eines individuellen schriftlichen Angebots von cinify. cinify beginnt mit der Leistungserbringung erst nach abgestimmter Anforderungsbeschreibung und schriftlicher Kostenfreigabe durch den Kunden.
12.3 Die Abrechnung erfolgt in der Regel nach nachgewiesenem Aufwand (Zeit- und Materialabrechnung) mit Leistungsnachweis, sofern im Angebot nicht ein Festpreis vereinbart ist.
12.4 Data-as-a-Service-Leistungen sind Dienstleistungen im Sinne der §§ 611 ff. BGB. cinify schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg oder ein bestimmtes Arbeitsergebnis, es sei denn, die Parteien haben ausdrücklich einen Werkvertrag vereinbart. Ziffer 7.4 bleibt unberührt.
12.5 Soweit cinify bei der Leistungserbringung Drittanbieter einschaltet, wählt cinify diese mit der gebotenen Sorgfalt aus. Die inhaltliche Verantwortung für Leistungen, die der Kunde eigenverantwortlich bei Drittanbietern beauftragt hat, verbleibt beim Kunden. Drittanbieter, die auf Empfehlung von cinify eingesetzt werden, werden von cinify sorgfältig ausgewählt; cinify haftet für deren Leistungen im Rahmen der Haftungsregelungen gemäß Ziffer 16.
13. Vergütung und Zahlungsbedingungen
13.1 Die Nutzung der Anwendung erfolgt gegen Zahlung der im Bestellprozess vereinbarten Vergütung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlich anfallenden Umsatzsteuer.
13.2 Die laufende Vergütung wird monatlich im Voraus abgerechnet. Eine jährliche Vorauszahlung kann gesondert vereinbart werden.
13.3 Einmalige Positionen, insbesondere die Installationspauschale nach Ziffer 7 und der einmalige Erwerb von Credits nach Ziffer 6.4, werden mit ihrer Entstehung abgerechnet.
13.4 Die Zahlung erfolgt wahlweise per SEPA-Lastschrift oder durch Überweisung nach Rechnungsstellung. Nimmt der Kunde am SEPA-Lastschriftverfahren teil, erteilt er cinify ein entsprechendes Mandat; cinify kündigt den Einzug in Textform an.
13.5 Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Bei Überschreitung des Fälligkeitstermins gerät der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug. Es fallen Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB an.
13.6 Nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfristsetzung ist cinify berechtigt, den Zugang des Kunden zur Anwendung zu sperren. Die Sperrung erfolgt verhältnismäßig; bei einem geringfügigen Zahlungsrückstand (weniger als einer Monatsvergütung) wird cinify von einer Sperrung absehen. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während einer Sperrung bestehen.
13.7 Ist die Sperrung auf einen Umstand zurückzuführen, den cinify zu vertreten hat, entfällt die Zahlungspflicht des Kunden für die Dauer der Sperrung.
14. Preisanpassung
14.1 Während einer vereinbarten Mindestlaufzeit bleiben die zu Beginn dieser Mindestlaufzeit vereinbarten Preise je angebundenem System, je Abrechnungseinheit und je Modul unverändert. Die Höhe der laufenden Vergütung insgesamt richtet sich nach dem tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungsumfang. Anpassungen nach Ziffer 4.6 sowie der Wegfall von Laufzeitrabatten nach Ziffer 11.4 bleiben unberührt.
14.2 Im Übrigen ist cinify berechtigt, die vereinbarten Vergütungen einmal pro Vertragsjahr angemessen anzupassen, wenn sich die nachfolgend genannten Kostenfaktoren nachweislich wesentlich verändert haben:
- Personalkosten (Referenzgröße: Tarifentwicklung IT-Branche),
- Infrastruktur- und Serverkosten (Referenzgröße: marktübliche Cloud-Hosting-Preise),
- Lizenzkosten für eingesetzte Drittkomponenten,
- allgemeine Preisentwicklung (Referenzgröße: Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts).
14.3 Preisanpassungen wirken in beide Richtungen: Sinken die maßgeblichen Kostenfaktoren wesentlich, ist cinify verpflichtet, die Vergütung entsprechend zu senken (Symmetrieprinzip).
14.4 Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens 8 Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Die Mitteilung enthält eine nachvollziehbare Begründung der Preisanpassung unter Angabe der konkreten Kostenfaktoren.
14.5 Bei einer Preiserhöhung von mehr als 10 % gegenüber der zuletzt geltenden Vergütung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu. Das Sonderkündigungsrecht muss innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform ausgeübt werden. Die Kündigung wird zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung wirksam.
15. Daten und Datenschutz
15.1 Alle vom Kunden in der Anwendung gespeicherten Daten bleiben ausschließliches Eigentum des Kunden. cinify erwirbt hieran keinerlei Rechte.
15.2 cinify verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Nutzer ausschließlich zur Erfüllung des Vertrages sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
15.3 Die Verarbeitung von Daten des Kunden erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.
15.4 Soweit cinify im Rahmen der Vertragserfüllung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Diese ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Für die Nutzung von cinifyAI gilt zusätzlich Ziffer 6.7.
15.5 cinify führt tägliche automatisierte Datensicherungen durch. Sicherungen werden für einen Zeitraum von bis zu 7 Tagen aufbewahrt. Im Falle eines Datenverlustes, den cinify zu vertreten hat, ist cinify verpflichtet, die Daten aus dem zuletzt verfügbaren Backup wiederherzustellen. Die Haftung für Datenverluste richtet sich nach Ziffer 16.
15.6 Datenrückgabe und -löschung nach Vertragsende
Nach Beendigung des Vertrages stellt cinify dem Kunden dessen Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen in einem gängigen und maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON) zum Export bereit. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten des Kunden vollständig und unwiederbringlich gelöscht, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen. Auf Wunsch des Kunden bestätigt cinify die Löschung schriftlich. Der Datenexport durch den Kunden ist kostenlos; darüber hinausgehende Unterstützungsleistungen bei der Migration können gesondert vergütet werden.
16. Haftung
16.1 cinify haftet unbeschränkt:
- bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
- bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
- nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes,
- bei arglistigem Verschweigen eines Mangels,
- im Umfang einer von cinify übernommenen Garantie.
16.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet cinify nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung von cinify auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die vom Kunden im betroffenen Vertragsjahr (12 Monate vor dem schadensbegründenden Ereignis) tatsächlich gezahlten Vergütungen.
16.3 Haftung bei Datenverlust
Die Haftung von cinify für den Verlust von Daten des Kunden ist bei leichter Fahrlässigkeit auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden für die Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre. Hat cinify die Datensicherungspflichten gemäß Ziffer 15.5 eingehalten, ist die Haftung zusätzlich auf den Zeitraum seit dem letzten verfügbaren Backup beschränkt.
16.4 Die Haftung des Vermieters für anfängliche Mängel gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB (verschuldensunabhängige Garantiehaftung) wird ausgeschlossen. Die Haftung für verschuldete anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 2 BGB bleibt unberührt.
16.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von cinify.
17. Höhere Gewalt
17.1 Ereignisse höherer Gewalt befreien cinify für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht, sofern cinify die Störung nicht zu vertreten hat. Als höhere Gewalt gelten insbesondere:
- Naturkatastrophen, Erdbeben, Überschwemmungen,
- Pandemien und Epidemien,
- Krieg, Terrorismus, staatliche Eingriffe oder Embargos,
- großflächige Stromausfälle oder Ausfälle der Telekommunikationsinfrastruktur,
- Cyberangriffe durch Dritte, sofern cinify die zumutbaren Sicherheitsmaßnahmen ergriffen hat.
17.2 cinify ist verpflichtet, den Kunden über den Eintritt eines Ereignisses höherer Gewalt unverzüglich in Textform zu informieren und über den voraussichtlichen Zeitraum der Beeinträchtigung sowie die getroffenen Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu berichten.
17.3 Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als 30 aufeinanderfolgende Kalendertage an, steht beiden Parteien ein außerordentliches Sonderkündigungsrecht zu. Die Kündigung bedarf der Textform und wird mit Zugang wirksam. Eine anteilige Erstattung bereits gezahlter Vergütungen für den Zeitraum nach Wirksamwerden der Kündigung erfolgt, sofern cinify die Leistung in diesem Zeitraum nicht erbracht hat.
18. Rahmenverträge
18.1 Für größere Unternehmensgruppen, Verbünde oder Organisationen können individuelle Rahmenverträge abgeschlossen werden, die von diesen AGB abweichende oder ergänzende Regelungen enthalten können, insbesondere zu Laufzeiten, Lizenzmodell und Vergütung.
18.2 Im Kollisionsfall gehen Regelungen eines individuellen Rahmenvertrages diesen AGB vor (§ 305b BGB). Im Übrigen bleiben diese AGB anwendbar.
19. Schlussbestimmungen
19.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) sowie unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.
19.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Gelsenkirchen, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 38 ZPO).
19.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung. Die Parteien verpflichten sich, eine unwirksame Bestimmung einvernehmlich durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.
19.4 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.
19.5 cinify behält sich das Recht vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zu ändern. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. cinify wird den Kunden in der Ankündigungsnachricht ausdrücklich auf die Bedeutung seines Schweigens hinweisen.
cinify GmbH – Stand Juli 2026