Überstunden türmen sich, Urlaubszeiten reißen Lücken, die Planung passt nicht zur Realität. Fragen auch Sie sich, wie sich die Arbeitszeit Ihres Teams am sinnvollsten einsetzen lässt? Genau hier setzt die Idealzeit an: Sie macht Arbeitszeitdaten verständlich und liefert eine solide Basis für Planung und Transparenz, ohne dabei das Gefühl von exzessiver Kontrolle zu erzeugen.
Von der Auslastung zur Idealzeit
In unserem letzten Blogartikel haben wir gezeigt, wie wichtig die KPI-Auslastung für den Praxisalltag ist: Sie macht sichtbar, ob Kalender wirklich gefüllt sind oder ob wertvolle Behandlungszeit ungenutzt bleibt.
Doch Auslastung allein reicht nicht, um die Planung im Alltag sicher zu steuern. Denn volle Kalender sagen noch nichts darüber aus, wie viele Stunden das Team tatsächlich leisten kann. Genau hier setzt die neue Komponente Idealzeit an: Die Idealzeit beschreibt die theoretische Arbeitszeit ohne Abwesenheiten. Sie ist die Basis, von der man üblicherweise bei der Personalplanung ausgeht und ergänzt die Kalenderauslastung um die Perspektive der Arbeitszeit. Dadurch wird sichtbar, wie viele Stunden real verfügbar sind, unter Berücksichtigung von Krankheit, Urlaub oder Überstundenabbau.
Der Vorteil: Sie erkennen frühzeitig, ob Termine zwar vergeben, die personellen Kapazitäten dafür aber gar nicht vorhanden sind. So lassen sich Engpässe vermeiden, Ressourcen realistisch einplanen und Diskussionen im Team auf eine klare Datenbasis stellen. Aber was passiert, wenn Planung zur Herausforderung wird?
In einem MVZ treffen täglich viele Anforderungen aufeinander: Ärzte, Pflegekräfte, Verwaltung und Patienten müssen unter einen Hut gebracht werden. Doch oft fehlt ein klares Bild, wie viel Arbeitszeit wirklich verfügbar ist. Krankheitsausfälle oder Urlaub verzerren die Sicht und führen schnell zu Engpässen.
Was ist die Idealzeit?
Neben den bekannten Größen Ist-Zeit (tatsächlich erfasste Arbeitszeit) und Soll-Zeit (vertraglich vereinbarte Stunden abzüglich Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Feiertage) arbeitet cinify auch mit der Kennzahl Idealzeit.
Die Idealzeit beschreibt die theoretische Arbeitszeit in einer perfekten Woche, also ohne Krankheit, Urlaub oder Feiertage. Sie ist die Kennzahl, von der man normalerweise bei der Planung ausgeht. Doch genau hier liegt die Diskrepanz: Die Idealzeit zeigt, was theoretisch möglich wäre, während die Soll-Zeit abbildet, was im Alltag tatsächlich verfügbar ist.
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Kennzahl
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Bedeutung
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Beispiel
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|---|---|---|
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Ist-Zeit
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Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden
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32h
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Soll-Zeit
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Vertraglich vereinbarte Stunden abzüglich Abwesenheiten
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36h
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Idealzeit
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Theoretische Wochenarbeitszeit ohne Abwesenheiten
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40h
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Ganz konkret bedeutet das für Sie: Die Gegenüberstellung von Idealzeit und Soll-Zeit macht sofort sichtbar, wie groß der Unterschied zwischen „theoretisch verfügbar“ und „real nutzbar“ ist. So erkennen Sie frühzeitig, ob Planungen auf falschen Annahmen beruhen und können Ressourcen realistisch verteilen.
Damit entsteht ein klares Bild: Wie viele Stunden stehen Ihnen wirklich für Patientenversorgung und Projekte zur Verfügung?
Planung statt Kontrolle mit der Idealzeit im Blick
Arbeitszeit-Tracking löst oft Bedenken aus, weil es nach Kontrolle klingen kann. Mit der Idealzeit geht es jedoch nicht darum, einzelne Mitarbeitende zu überwachen. Der Fokus liegt auf Transparenz und Entlastung.
Das unten gezeigte Dashboard bietet verschiedene Ansichten, die wie Reiter aufgebaut sind:
- Arbeitszeiten (Standardansicht)
- Abwesenheiten
- Kapazitätsplanung
- Personal
Mit praktischen Filtern nach Zeitraum, Standort, Position und Team können Sie flexibel analysieren, wo Ressourcen optimal eingesetzt werden und wo Lücken entstehen. In der Standardansicht Arbeitszeiten stehen zwei KPIs im Mittelpunkt:
- Arbeitszeit-Auslastung in % → wie viel der Idealzeit wirklich genutzt wird
- Nicht getrackte Tage in % → wie genau die Datenbasis ist
Sie sehen frühzeitig, wo sich Engpässe abzeichnen und können Aufgaben realistischer verteilen. Aufkommende Diskussionen über Überlastung lassen sich zudem auf Grundlage gemeinsamer Daten führen. Im Reiter Abwesenheiten werden Einflüsse auf die Idealzeit transparent sichtbar. Krankheitszeiten oder nicht genehmigte Urlaube sind sofort erkennbar, eine wichtige Grundlage, um realistisch zu planen, ohne Mitarbeitende unter Druck zu setzen.
Die Rolle von Personio
Damit die Idealzeit zuverlässig berechnet werden kann, braucht es eine solide Datenbasis. Dafür nutzt cinify die Schnittstelle zu Personio, einer in vielen Praxen und Unternehmen verbreiteten Software für HR-Management. Personio verwaltet zentrale Personaldaten wie Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen.
Das Besondere: Die Daten werden täglich automatisch in das cinify Dashboard übernommen. So entfällt doppelte Datenpflege und Sie behalten jederzeit den Überblick über Abwesenheiten und verfügbare Stunden. Wir entwickeln unsere Schnittstellen kontinuierlich weiter, damit künftig noch mehr Daten automatisch verfügbar sind und Ihre Planung noch einfacher wird.
Der Fokus dieses Artikels liegt auf Personio, doch cinify kann weit mehr: Schnittstellen zu Planerio, HR Works, ZeusX, Kenjo, Kilanka, QTime, Venabo und weiteren Systemen sind bereits produktiv im Einsatz. Grundsätzlich gilt: Wir können nahezu jedes HR-System anbinden. Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie Ihr Tool nicht in der Liste finden.
Ihr Mehrwert mit der Idealzeit
Die Idealzeit ergänzt die bisherige Betrachtung der Kalender-Auslastung um eine entscheidende Dimension: Ihre real verfügbaren Arbeitsstunden. Was bedeutet das in der Praxis?
- Weicht die Idealzeit stark von der Soll-Zeit ab, erkennen Sie sofort, wie groß die Lücke zwischen theoretischer und tatsächlich verfügbarer Arbeitszeit ist. Das ist ein Signal, die Personalplanung zu überprüfen und ggf. Aufgaben neu zu verteilen
- Vergleiche über längere Zeiträume helfen, Muster zu erkennen, etwa ob bestimmte Teams regelmäßig weniger Stunden zur Verfügung haben als gedacht oder Überstunden ausufern
- In Kombination mit der Kalender-Auslastung sehen Sie nicht nur, wie gut Termine gebucht sind, sondern auch, ob das Team die dafür nötige Kapazität hat
So wird Planung realistisch und transparent für Geschäftsführung, Praxismanagement und Ärzteteams. Nutzen Sie diese Vorteile und vereinbaren Sie jetzt ein Beratungsgespräch mit cinify, damit Ihre Planung noch einfacher und sicherer wird.
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