Volle Tage, zu viel gearbeitet und trotzdem am Quartalsende zu wenig vergütet? Viele Praxen kennen dieses Gefühl, doch das muss nicht sein. Jedes Quartal verlieren Arztpraxen Geld, da sie das qualifikationsgebundene Zusatzvolumen (QZV) nicht gezielt steuern. Wir zeigen, wie Sie mit smarter Planung Ihre QZV Ausschöpfung im Griff behalten und was cinify dabei möglich macht.
Verschenkte Vergütung? So holen Sie mehr aus ihrem QZV heraus
Auf den ersten Blick passt vieles: Die Praxis ist ausgebucht, das Team arbeitet verlässlich durch. Am Ende des Quartals zeigt sich jedoch, dass Leistungen entweder über dem abrechenbaren Umfang lagen oder dass noch Kapazität übrig gewesen wäre. Beides ist ungünstig und hängt oft mit dem QZV zusammen. Dieses legt fest, wie viele Leistungen im Quartal voll vergütet werden und wo die Grenzen liegen.
Wird eine QZV Grenze überschritten, wird die Vergütung weiterer Leistungen gemindert. Die zentrale Erkenntnis lautet daher: Volle Kalender bedeuten nicht automatisch volle Vergütung. Entscheidend ist die gezielte Steuerung der QZV Ausschöpfung im Verlauf des Quartals.
In unserem letzten Artikel haben wir gezeigt, wie Praxen mit der Idealzeit ihre Arbeitszeit realistisch planen können. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter und zeigen, wie Sie auch Ihre Vergütung aktiv steuern und das Beste aus Ihrem Quartal herausholen.
Wie das QZV System wirklich funktioniert
Stellen Sie sich das QZV wie einen Topf pro Quartal vor, der sich mit jeder abrechenbaren Leistung füllt. Jede Leistung entspricht bildlich einem Plus eins im Topf. Dieser Topf hat jedoch eine Obergrenze, die sich am Durchschnitt der Vergangenheit orientiert, in der Regel am Vorquartal. Bis zu einer definierbaren Grenze kann vollständig vergütet werden. Einer unserer Data Analysten hat es so zusammengefasst:
„Ziel ist es, diesen Topf perfekt zu treffen. Kein Tropfen soll überlaufen, aber Luft nach oben darf auch nicht bleiben.“
Diese Logik gilt überall, aber die Ausgestaltung unterscheidet sich je nach Kassenärztlicher Vereinigung. Denn jede KV hat eigene Regeln:
- In Bayern fließen beispielsweise alle MRT-Untersuchungen in einen gemeinsamen Topf
- In Nordrhein gibt es dagegen viele kleine Töpfe, getrennt nach Abrechnungsziffern und Fachbereichen
Diese Vielfalt sorgt für Komplexität: 17 Kassenärztliche Vereinigungen, 17 unterschiedliche Logiken. Und weil diese ihre Durchschnittswerte oft zeitverzögert veröffentlichen, müssen Praxen ihre Zielwerte häufig selbst schätzen. Dazu kommen KV-spezifische Ausnahmen, die nicht auf das Budget angerechnet werden, in Bayern unter anderem Hausarztvermittlungsfälle und Mammografien.
Was in der Theorie logisch klingt, ist im Praxisalltag oft mühsam. Zwischen Untersuchungen, Personalplanung und Dokumentation bleibt kaum Zeit, sich mit Abrechnungslogiken auseinanderzusetzen und genau dort verlieren viele Praxen Geld, ohne es zu merken.
Warum Ausschöpfung zählt und Schätzen teuer werden kann
Viele Praxen berechnen ihre QZV Ausschöpfung bislang nur einmal am Quartalsende, weil die Berechnung aufwendig ist. Doch wer erst dann erfährt, dass das Limit überschritten ist, kann nichts mehr anpassen. So kommt es vor, dass Leistungen zwar erbracht wurden, doch nur gemindert vergütet werden. Dies führt potenziell zum Ausfall erwarteter Umsätze.
Darum lohnt es sich, die Kennzahl Ausschöpfung nicht nur als statischen Wert am Quartalsende zu betrachten, sondern als echtes Steuerungsinstrument im laufenden Betrieb. Wer ohnehin jeden Tag alles gibt, will schließlich sicher sein, dass sich die Arbeit auch lohnt. Wer regelmäßig prüft, wie weit der „Topf“ schon gefüllt ist, kann gezielt handeln: zusätzliche Öffnungszeiten anbieten, Leistungen besser verteilen oder geplante Samstage anpassen.
Mit anderen Worten: Die Ausschöpfung zeigt, wie effizient eine Praxis wirklich arbeitet und ist damit keine Kennzahl, die man dem Zufall überlassen sollte. Entscheidend ist dabei der Unterschied zwischen Zielwert und tatsächlichem Vergleichswert. Da die offiziellen KV-Daten oft mit Verzögerung veröffentlicht werden, schätzen viele Praxen ihre Zielwerte zunächst auf Basis der Vorquartale. Das ist völlig legitim, solange diese Schätzungen regelmäßig mit den aktuellen Leistungsdaten abgeglichen werden. Nur so bleibt die Praxis auf Kurs und kann ihr Quartal aktiv steuern.
Das cinify QZV Tool: Transparenz statt Überraschung
Hier setzt cinify an, mit dem Ziel, Klarheit zu schaffen. Kein Rätselraten mehr, keine Unsicherheit am Quartalsende. Wir zeigen tagesaktuell, wo die Praxis steht und machen sichtbar, wie sich das Quartal entwickelt.
Die benötigten Daten werden von uns täglich aktualisiert. Damit haben Praxisleitungen und Ärzte jederzeit im Blick, ob sie sich ihrem Ziel nähern, darüber hinausgehen oder noch Luft nach oben haben. Ein Beispiel macht es greifbar: Angenommen Sie haben als Zielwert für Ihre Praxis 1.400 Untersuchungen gewählt. Wir berechnen die durchschnittlichen Untersuchungszahlen an Werk- und Samstagen und ermitteln über eine Hochrechnung, an wie vielen Samstagen Sie Ihre Praxis öffnen sollten.
Wenn Ihre Praxis 20 Untersuchungen je Werktag und 10 Untersuchungen je Samstag leistet, ein Quartal 66 Werk- und 13 Samstage hat, so sollten Sie an 8 der 13 Samstagen Ihre Praxis öffnen. Durchschnitte sind hierbei tagesaktuell und der Zielwert kann laufend über das Quartal hinweg angepasst werden. Alternativ hierzu können Sie auch Entscheidungen zur Personalplanung basierend auf dem aktuellen Kurs treffen.
So einfach wird aus einer abstrakten Hochrechnung eine konkrete Planungsgrundlage. Praxisleitungen können so frühzeitig entscheiden, ob zusätzliche Öffnungstage nötig sind oder ob der aktuelle Rhythmus reicht. Das schafft Planbarkeit und verhindert Überraschungen am Quartalsende.
Wie Sie von den Kennzahlen Ausschöpfung und Planung profitieren
Das Besondere an der Auswertung von cinify ist, dass es nicht nur Zahlen liefert, sondern echte Orientierung im Praxisalltag. Ärzte und Praxismanager sehen auf einen Blick, wie sich das Quartal entwickelt und welche Entscheidungen sinnvoll sind. Wenn die Ausschöpfung schneller steigt als geplant, lässt sich die Arbeitsverteilung anpassen, bevor das Limit erreicht ist. Wenn sie zu langsam wächst, können gezielt Kapazitäten geschaffen werden. KV-spezifische Logik, etwa rund um Kassensitze, Fachbereichen, oder Leistungsziffern, wird berücksichtigt.
Die QZV Ausschöpfung zeigt, wie weit der Topf gefüllt ist. Sie berechnet sich aus der Summe der Untersuchungen im Verhältnis zum QZV. Ziel ist, den Topf möglichst exakt zu füllen, denn bis zu diesem Punkt wird voll vergütet. Die QZV Planung ergänzt diesen Wert durch einen Forecast: Wie viele Untersuchungen sind bisher erfolgt, wie viele Tage bleiben noch und wie entwickelt sich das Quartal voraussichtlich weiter? Die Kennzahl Planung berechnen Sie wie folgt:
Summe der Untersuchungen ÷ bisher vergangene Tage × gesamte Quartalstage
So lässt sich die Differenz zum Zielwert erkennen und gegebenenfalls in Samstage oder Zusatztermine übersetzen. Sind Sie auf Kurs, müssen Sie nachjustieren oder können Sie etwas Druck rausnehmen?
Fangen Sie jetzt an: Ausschöpfen statt verschenken
Das QZV System ist nicht einfach, aber es lässt sich beherrschen. Wer seine Ausschöpfung kennt, kann Leistungen gezielt steuern, Überläufe vermeiden und sicherstellen, dass keine Vergütung verloren geht. Wer nach diesem Prinzip plant, arbeitet nicht nur effizienter, sondern auch wirtschaftlich klüger. Denn am Ende geht es nicht darum, mehr zu leisten, sondern das Richtige im richtigen Maß zu tun.
Sie wissen nun, wie Sie Ihre QZV Ausschöpfung steuern können – jetzt müssen Sie nur noch loslegen. Buchen Sie Ihren Beratungstermin mit cinify und holen Sie das Beste aus Ihrem Quartal heraus.
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