Viele Praxisteams kennen das Gefühl: Der Kalender ist voll, und trotzdem gibt es immer wieder Leerlauf. Absagen, freie Slots oder ungleichmäßige Terminverteilung führen dazu, dass die gefühlte Auslastung oft von der tatsächlichen abweicht.
Um das messbar zu machen, hilft der Blick auf eine sogenannte KPI (Key Performance Indicator). Das ist eine Kennzahl, mit der wichtige Aspekte der Praxisleistung objektiv bewertet werden können, in diesem Fall die Auslastung. Mit cinify und den Doctolib-Daten sehen Sie direkt, wie hoch Ihre Auslastung ist und wo noch freie Kapazitäten bestehen. Wie Sie mit diesen Erkenntnissen Ihre Auslastung gezielt steuern und vorausschauend planen, lesen Sie in diesem Artikel.
Welche Daten aus Doctolib werden für die KPI Auslastung analysiert?
Für die Berechnung der KPI Auslastung werden verschiedene Termindaten aus Doctolib herangezogen, jeweils mit dem Ziel, die tatsächliche Kapazitätsnutzung Ihrer Praxis möglichst realistisch abzubilden.
So werden die geplanten Öffnungszeiten auf Basis der hinterlegten Sprechzeiten ermittelt, damit klar ist, wie viel Zeit theoretisch für Patienten zur Verfügung steht. Blocker wie Pausen oder interne Meetings fließen ebenfalls ein, sodass Sie nicht nur die theoretischen, sondern die tatsächlich nutzbaren Stunden im Blick haben. Anschließend werden die tatsächlich gebuchten Termine, sowohl in Stunden als auch in Anzahl, mit diesen Öffnungszeiten abgeglichen.
Abgesagte Termine (No-Shows) werden erfasst, um zu sehen, wie viel Zeit dadurch verloren geht. Gleichzeitig wird die rückgewonnene Zeit dokumentiert, wenn ein ausgefallener Termin kurzfristig neu belegt werden konnte, beispielsweise durch eine spontane Online-Buchung.
Die KPI Auslastung berechnet sich als:
Auslastung = Termindauer / Öffnungszeit
Mit anderen Worten: Wie viel Ihrer verfügbaren Zeit wirklich mit Patienten belegt ist.
Das cinify Dashboard: Überblick und Vergleich auf einen Blick
Das cinify Dashboard zeigt die Auslastung pro Kalender und Tag in Prozent an. Die Werte können ganz einfach für längere Zeiträume zusammengefasst werden. Das macht es einfach, verschiedene Wochen miteinander zu vergleichen und Entwicklungen im Zeitverlauf zu erkennen. Neben der reinen Prozentzahl sieht man auch:
- Wie viele Stunden pro Woche frei geblieben sind.
- Welche Zeit durch kurzfristige Absagen verloren ging.
- Wie viele Termine durch Online-Buchungen „gerettet“ wurden.
Diese Darstellung ermöglicht sowohl einen Blick zurück als auch eine vorausschauende Planung. In der historischen Betrachtung lassen sich einzelne Tage, Wochen und Kalender detailliert analysieren, um wiederkehrende Lücken in der Terminplanung zu erkennen. Gleichzeitig bietet die zukünftige Betrachtung eine Prognose für die kommenden Tage oder Wochen. So werden freie Kapazitäten frühzeitig sichtbar, was es dem Praxisteam ermöglicht, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und diese Zeit optimal zu nutzen.
Mehrwert für Praxis und Management durch cinify
Mit einer klaren KPI und transparenter Darstellung im Dashboard können Praxen fundierte Entscheidungen treffen, von der Personalplanung bis zur Patientenkommunikation. Die Vergleichsmöglichkeit zwischen Kalenderwochen macht Trends sichtbar und erlaubt es, gezielt gegenzusteuern.
Das Dashboard überzeugt nicht nur durch die klare Darstellung, sondern auch durch seine flexiblen Filtermöglichkeiten. So können Daten nach Kalender, Arzt, oder sogar nach Zeitraum gefiltert werden. Besonders für MVZ mit mehreren Standorten ist das ein großer Vorteil, denn die Auslastung lässt sich standortübergreifend vergleichen, Unterschiede zwischen den Standorten werden sofort sichtbar. Dank der intuitiven Bedienung ist die Analyse auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse schnell erledigt.
Fazit: Vom Bauchgefühl zur messbaren Realität
In vielen Praxen herrscht das Gefühl, dass die Kalender nahezu voll sind, bis die Zahlen eine andere Sprache sprechen.
Die Auslastungs-KPI ersetzt das Bauchgefühl durch harte Fakten. Dank der Wochenübersicht im Dashboard lassen sich Zeiträume präzise vergleichen, freie Kapazitäten erkennen und gezielt füllen. So arbeiten Teams effizienter und Patienten müssen seltener warten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Terminplanung noch heute aktiv zu steuern und verwandeln Sie mit cinify freie Slots in wertvolle Behandlungszeit.
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