Warum das Telefon noch lange nicht tot ist...
Online-Terminbuchung, digitale Rezeption, automatisierte Patientenkommunikation:
In vielen Gesundheitseinrichtungen hat die Digitalisierung Einzug gehalten und das ist gut so. Doch eines hat sich nicht verändert: Für über die Hälfte der Patienten bleibt das Telefon die erste Wahl, wenn es um den direkten Kontakt mit ihrer Praxis, Klinik oder MVZ geht.
Ob Terminabsprache, Rezeptnachfrage oder Rückrufbitte – der Griff zum Hörer ist nach wie vor intuitiv, vertraut und im Zweifel einfach schneller. Besonders bei zeitkritischen oder emotionalen Anliegen erwarten Menschen eine direkte Verbindung. Genau deshalb ist der Telefonkanal mehr als nur ein Kommunikationsmittel – er ist ein zentraler Touchpoint im Patientenprozess. Und damit eine unterschätzte Datenquelle.
Wertvolle Informationen entstehen jeden Tag, sie müssen nur sichtbar werden
Viele Einrichtungen erfassen diese Informationen bislang nicht strukturiert oder werten sie gar nicht aus. Dabei entsteht täglich ein Datenschatz, der wertvolle Hinweise auf Prozesse, Auslastung, Erreichbarkeit und Patientenzufriedenheit liefert.
Mit der cinify-Integration für Telefonanlagen machen wir genau diese Daten sichtbar und damit steuerbar.
Ihre KPIs im Blick und im Dashboard
Unsere Lösung schafft Transparenz über das gesamte Anrufgeschehen. Ob als CSV-Import bei 3CX oder per API bei NFON – wir holen die Rohdaten strukturiert und automatisiert in cinify und modellieren daraus ein individuelles KPI-Dashboard. Das ermöglicht Ihnen tagesaktuelle datenbasierte Entscheidungen.
Hier ein Auszug der wichtigsten Kennzahlen und was Sie daraus ableiten können:
KPI
Ihr Nutzen
Anrufvolumen pro Tag/Woche/Monat
Anteil verpasster Anrufe
Durchschnittliche Gesprächsdauer
Wartezeit in der Leitung
Service Level Agreements-Erfüllung (SLAs)
Erkennen Sie Stoßzeiten und optimieren Sie Ihre Personalplanung.
Steigern Sie die Erreichbarkeit und vermeiden Sie Patientenverluste.
Gewinnen Sie ein Verständnis für den Beratungsaufwand.
Reduzieren Sie Frustration und verbessern Sie den Service.
Steuern Sie Ihr Team effizient und sichern Sie die Qualität Ihrer Patientenkommunikation.
Ein Praxisbeispiel: SLAs und strategische Entscheidungen
Ein eindrucksvolles Beispiel liefert einer unserer Kunden – eine Praxisgruppe. Mithilfe der cinify-Integration analysiert das Team dort die Erreichbarkeit anhand klar definierter SLAs – also Zielvorgaben für die maximale Zeitspanne, in der ein Anruf entgegengenommen werden soll.
Das Ergebnis:
- SLAs werden überwacht und über cinify visualisiert.
- Bei Engpässen wird die Personalsteuerung proaktiv angepasst, bevor Beschwerden eintreffen.
- Analysen zeigen Anrufspitzen außerhalb der Öffnungszeiten, woraufhin Überlegungen zur Ausweitung der Callcenter-Zeiten gestartet wurden.
Gezieltes Routing auf Basis des Versicherungsstatus
Ein besonders wirkungsvoller Use Case: Durch die Kombination aus Interactive Voice Response (IVR), Telefonanlagenanbindung und Schnittstellen zum RIS werden bereits beim Anruf automatisch Informationen zum Versicherungsstatus (PKV/GKV) ausgewertet. Auch PKV-Patienten können auf dieser Basis gezielt priorisiert werden, beispielsweise durch:
- separate Warteschleifen,
- kürzere Wartezeiten,
- oder direkte Weiterleitung an bestimmte Teams.
Die technische Logik dahinter: cinify liefert die nötigen Informationen an die Telefonanlage zurück, sodass dort intelligente Rufumleitungen konfiguriert werden können – ganz ohne Mehraufwand im Alltag. Diese priorisierte Behandlung von Privatversicherten kann nicht nur zur besseren Patientenbindung beitragen, sondern ist auch ökonomisch hochrelevant für viele Einrichtungen.
Das Ergebnis: bessere Patientenerfahrung, effizientere Steuerung und wirtschaftlicher Mehrwert.
Was die Integration durch cinify besonders macht: Technisch flexibel – inhaltlich maßgeschneidert
Viele Telefonanlagen liefern zwar Rohdaten, doch erst durch cinify werden diese Daten zu echten Insights. Die Stärke unserer Lösung liegt in der Kombination aus technischer Flexibilität und individueller Datenaufbereitung. Unabhängig davon, ob Ihre Telefonanlage Daten per API oder im CSV-Format bereitstellt – cinify übernimmt die vollständige Anbindung und sorgt für eine nahtlose Integration.
Darauf aufbauend entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen genau die Kennzahlen, die für Ihren Praxisalltag relevant sind. So entstehen passgenaue Dashboards, die nicht nur informieren, sondern die Basis für echte Handlungsempfehlungen liefern.
Und was bringt das konkret? Ihr Mehrwert
auf einen Blick.
auf einen Blick.
Und was bringt das konkret? Ihr Mehrwert auf einen Blick.
- Bessere Erreichbarkeit: Sie wissen, wann Patienten anrufen und können gezielt darauf reagieren.
- Entlastetes Team: Dank intelligenter Steuerung und möglicher Automatisierung erreichen nur relevante Anliegen Ihr Team.
- Höhere Patientenzufriedenheit: Frust durch lange Wartezeiten oder unerreichbare Leitungen wird vermieden.
- Fundierte Entscheidungen: Statt Bauchgefühl erhalten Sie messbare Daten und können Ihre Prozesse laufend optimieren.
- Wirtschaftlicher Nutzen: Verlorene Anrufe bedeuten oft verlorene Patienten. Mit cinify reduzieren Sie dieses Risiko deutlich.
Wie läuft die Integration ab und wie hoch ist der Aufwand?
Die gute Nachricht: Wenn Sie bereits eine moderne Telefonanlage nutzen, ist der technische Aufwand für Sie gering. cinify übernimmt die komplette Anbindung an Ihr Telefonsystem, einschließlich der Schnittstellenintegration, der Datenmodellierung zur Berechnung relevanter KPIs sowie dem Aufbau individueller Dashboards innerhalb der Plattform.
Damit die Lösung optimal auf Ihre Praxis zugeschnitten ist, benötigen wir lediglich Ihre fachliche Unterstützung: Informationen zu den Abläufen und Anliegen-Typen innerhalb Ihres Telefonsystems, Feedback zur Validierung der aufbereiteten Daten sowie eine Einschätzung, welche Kennzahlen und Visualisierungen für Ihr Team besonders relevant sind.
Fazit: Ein Kanal, viele Antworten
Das Telefon ist kein Relikt – es ist eine Ihrer wichtigsten Informationsquellen. Mit der richtigen Integration wird daraus ein strategisches Steuerungsinstrument für Ihr Praxismanagement.
Sie möchten wissen, welche Insights Ihre Telefonanlage liefert und wie Sie davon konkret profitieren?
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch
– wir zeigen Ihnen, wie cinify Ihr Team entlastet, Ihre Patientenkommunikation verbessert und Ihre Prozesse auf ein neues Niveau hebt.